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 知識管理為知識經濟的基礎
自從OECD(Organization for Economic Cooperation and
Development)在1996年提出「以知識為本的經濟」(The Knowledge Based Economy)概念(簡稱為「知識經濟」)後，以「知識的激發、傳播及運用」為主的競爭型態正逐漸改變全球經濟發展的型態與趨勢。而我國於民國89年8月通過「知識經濟發展方案」，「知識經濟」與「知識管理」更是成為各界熱烈討論的議題。
在談知識管理之前，先給「知識經濟」下一個簡單的定義：
記得以前在修經濟學時，第一堂課便是提到供需曲線，不同的供需曲線所產生不同的經濟影響，所以「經濟」最基本乃為解決特定事物的供、需問題，這其中包含此項事物的生產、分配和使用。將同樣的概念運用在知識經濟上，故知識經濟乃是「建立在知識的生產、分配和使用之經濟型態」，其和農業經濟(農業產品之生產、分配和使用)、工業經濟(工業產品之生產、分配和使用)有著對等的概念。而由於知識的特性，知識經濟是一種「非傳統大量消耗原料和能源之經濟活動」。
根據上述的定義，要做到知識經濟，必須針對知識的生產、分配和使用等知識消費的流程進行管理，也就是對知識的需求、創造、擷取、分享、再使用、知識再創新，進而創造知識服務價值等過程，皆必須透過一套完整的方法來管理，這也就是知識管理所代表的意義與欲達成的目的。
知識管理與文件管理
一般人對知識管理總會連續問到三個問題：1.什麼是知識管理？2.為何要做知識管理？3.如何做知識管理？本文的重點便是針對第3個問題，針對知識管理的導入與執行步驟進行介紹。
知識管理顧名思義：為知識者，才納入管理，而一般能夠納入資訊系統管理的知識，不外以乎電子型態或書面型態存在，由於其知識存在的型態與文件管理之型態相同，故常常有人會問：知識管理與文件管理有何不同，下圖是勤業管理管理顧問公司對知識管理與文件管理的比較：
從上圖可以瞭解到文件管理主要乃針對現行的文件的進行蒐集與管理，並提供需要的人進行閱覽參考；而知識管理則以未來導向為思考方向，除了進行知識的蒐集之外，更注重知識的分享、活用與創新，其利用知識為組織創造更大的價值。
除了上述之概念之外，要做到知識管理，還必須包含以下五大部分：
1.Audience base community
我們希望由一群擁有相同興趣、技術及知識的人員組成一個社群來作為知識管理之組織，稱為核心競爭力網脈，在這核心競爭網脈中大家有相同的討論的主題，所貢獻之知識也在核心競爭網脈之領域範圍內，故知識管理需針對核心競爭網脈之成員進行，尤其需針對核心競爭網脈吸引適當的人來參與，並透過"人"促進其發展。
2.Cover process
知識管理要管理的標的物為知識，而要成為一個知識物件，必須經過知識物件提呈的程序，而非單純的文件上載，即是將一份文件，依照核心競爭力網脈的特性與需求，結構成一份可再利用的知識物件，在此過程中的每一個程序都必須有專人處理，使的將來放在知識庫中的物件是一個真正有價值且便於再用之知識。
3.IA 的管理
智慧資產(Intellectual Asset/IA )IA 是將資訊、知識、智慧、經驗、點子等項目，經由嚴謹架構組織而成，以利分享他人及促進再使用，俾能達成提供價值予顧客和使用者的目的。要做到IA的管理必須先對IA做一個結構性的規劃，我們常提到知識管理必須建立知識地圖，IA的管理即是要幫助建立知識地圖之用。
此外，已經公告之IA仍必需由專人適時地整理、組織、架構，移除不合時宜之知識物件，以維持KM系統中再用、創新的精神。
4.Discussion/forum
知識管理必須提供discussion/forum之功能，不論是針對特定主題的討論或是針對知識提供回饋意見，都必須透過discussion/forum讓所有成員可發表自己的看法，並希望藉由討論能激發更新之創意或想法。
在討論的過程中，若有值得參考之處，必須有人將其彙總整理，並變成一份知識物件提呈至KM系統中。
5. Measurement & report
其包含對個人及對知識物件的衡量，我們希望能瞭解知識物件對組織及個人的貢獻為何?也希望瞭解個人對知識管理的看法及貢獻。
知識管理的程序
上一節已談到知識管理的基本要義，而若以導入執行步驟來看，知識管理應包含以下八大步驟：
1.願景與策略(Strategy)
知識管理必須要為組織創造價值，才能發揮其最大的效益，故知識管理與必須與組織的發展目標與業務方向結合，協助組織達成業務上之目的。因此再導入知識管理之前，組織必須先對願景與策略進行一個通盤的思考，以確定組織努力的方向，之後再根據組織之策略，訂定知識管理的策略，以作為知識管理之指導方針。
2.核心競爭力(Core Competency)
訂出組織策略與知識管理策略之後，接下來則根據該策略找出組織之核心競爭力，並組織核心競爭力網脈，而組織所要管理的知識範疇，便是在核心競爭力網脈的架構下執行。上一節曾提到Audience
base community的概念，便是以透過核心競爭力網脈來運作。基本上核心競爭力網脈包含了人、知識與程序等三大部分，其是由一群相同興趣、技術、知識的知識工作者所組成，是一個非正式、跨部門的組織，目標則是以客戶需求為導向，結合並擴張現存知識的能力，以在最短時間?提供客戶最佳的解決方案，並讓每一個人將最好的能力表現出來。
3.溝通計畫(Communication)
人員在知識管理所扮演的角色相當的重要，因此在知識管理導入的過程中，相關成員是否能主動積極的參與，乃是知識管理成功的一大關鍵，故在知識管理執行的過程中，與人相關且會影響知識管理進行之議題(如知識管理的各項觀念；導入方法的說明；核心競爭力網脈之專業、目標、範圍及任務…等等)，皆必須擬定一個好的計畫來進行與人員之溝通。溝通計畫必須針對不同的對象、不同的議題規劃不同的溝通媒介，溝通計畫所要達到的目的為讓核心競爭力網脈內的成員有共同的認知，惟有成員對核心競爭力網脈有高度且相同的認知，知識管理的導入才會成功。
4.知識物件規劃(Knowledge Object)
此步驟為規劃核心競爭力網脈所需之知識物件架構，包含知識型態與知識架構的規劃，並根據核心競爭力網脈的需求建構知識地圖並進行知識盤點，當然知識盤點完畢後，便會產生知識差異分析，接下來，便可根據知識差異分析擬出不同的行動方案，以取得核心競爭力網脈內所需具備的知識。
5.程序(Process)
知識物件管理之程序：獲取、評估、建構、公告、應用、強化。
前一節提到了，知識物件提呈與單純的文件上載不同，因此在這個步驟中，即是規劃並導入知識的提呈程序，從知識的擷取、評估、公告、使用、強化等，皆必須依照核心競爭力網脈的特性與需求執行，以讓知識庫中所存放的知識，發揮最大的價值。
除了上述之意義外，程序還有另外一個意義：知識管理不應獨立於每個人日常工作之外，知識管理必須與每個人所執行之工作互相結合，而知識物件的最佳來源，便是將工作執行中各項流程中之產出物，深化成為知識物件。此為「程序」更深一層的意義。
6.系統(System)
知識物件與相關程序規劃完成後，必須有一套系統來作為知識管理之共用平台，此步驟最主要的工作便是知識管理平台的發展與導入，讓所有核心競爭力網脈之成員皆能透過此平台，完成知識管理所應達到的各項功能。
7.衡量(Measurement)
知識管理必須要有衡量系統才能展現知識管理之具體效益，知識管理的衡量對象包含對人及對知識物件兩部分。對人：衡量每個人對知識管理是否有具體貢獻，如每個人對知識管理之投入時間、所貢獻之知識物件數量、若提供之回饋意見，甚至對知識物件之使用情況…等等；對知識物件：衡量知識物件的質與量，除了知識物件的數量外，其他如知識物件之價值、對核心競爭力網脈之助益，甚至可否應用知識物件創造新的服務與業務…等等，皆可視需要納入衡量系統中。
8.服務(Service)
在知識管理系統導入後，可以預見的是，系統內的知識物件越來越多，而在累積了大量的知識資產後，如何運用這些知識管理的成果，對外進行服務，拓展新的業務，此為知識管理後續一個相當重要的思考方向。一般在知識管理系統所存放者，皆為各核心網脈之知識物件，而大部分客戶面臨問題時，需要的為一個解決方案，而知識物件必須根據客戶的需求，並經過特定的整合與處理後，才能轉變為解決方案(包含硬體、服務、應用系統、系統軟體…等等)，也才能解決客戶特定之問題，這也是知識管理所欲達到的建構知識型服務產業的目標。
本文刊登於軟體工業生產力提昇特輯,2002/八月
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